Asiakirjajulkisuus pääkuva

Navigaatiovalikko

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Pohjois-Karjalan maakuntaliitto ylläpitää kuvausta sen hallinnoimistaan tietovarannoista sekä asiarekisteristä tiedonhallintalain mukaisesti.

Pohjois-Karjalan maakuntaliitto muodostaa tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitetun tiedonhallintayksikön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on antaa yleiskuva Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tiedonhallinnasta ja siitä, miten sen asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee asiakkaiden tietoja. Kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle.

Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton asiarekisteri ja tiedonhallinta

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton asiarekisterinä on kokonaisuus, joka sisältää asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteristä ilmenee Pohjois-Karjalan maakuntaliiton liitossa vireille pannut asiat, niiden käsittelyvaiheet sekä niihin liittyvät asiakirjat. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy Pohjois-Karjalan maakuntaliiton asianhallintajärjestelmän lisäksi operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Asianhallintajärjestelmä toimii osittain määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikkana. 1.10.2020 jälkeen muodostuvat pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään pysyvästi sähköisessä asianhallintajärjestelmässä.

Päivittäisessä toiminnassa usein tarvittavia asiakirjoja säilytetään osaksi toimistotilan käsiarkistoissa, josta osa asiakirjoista siirretään myöhemmin päätearkistoon.

Pohjois-Karjalan maakuntaliitto on siirtänyt jo lakkautettujen organisaatioiden (Pohjois-Karjalan seutukaavaliitto, Pohjois-Karjalan liitto) aineistot Arkistolaitokselle pysyvään säilytykseen.

Tietovarannot, tietoaineistot sekä tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitukset

Tietovarannolla tarkoitetaan tiettyä tarkoitusta varten muodostettua, loogisesti tai fyysisesti yhteenkuuluvien tietojen muodostamaa tietoaineistoa tai tietoaineistojen kokoelmaa.

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tietovarannot koostuvat fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista ja loogisista tietovarannoista eli rekistereistä. Tiedot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietojärjestelmissä hakutekijöinä asiakirjojen hakemiselle voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tietovarannot ja niiden käyttötarkoitus

Hallintoasioiden tietovaranto. Hallintoasioiden ohjaus, toiminnan suunnittelu, päätöksenteko ja johtaminen. Maakuntaliiton kokousten hallinta sekä maakuntahallituksen asettamat työryhmät.

Henkilöstöasioiden tietovaranto. Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely. Osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin edistäminen.

Talousasioiden tietovaranto. Talouden suunnittelu, rahoitus, kirjanpito ja maksuliikenne. Omaisuuden hallinta ja hankintatoimi.

Alueiden käytön tietovaranto. Maakuntakaavan laadinta, lausuntojen antaminen kuntien yleis- ja asemakaavoista, ympäristöasioista sekä ympäristövaikutusten arvioinnista. Liikennejärjestelmäsuunnitelman laadinta sekä paikkatieto.

Aluekehittämisen tietovaranto. Maakunnallinen strategia- ja ohjelmatyö, tulevaisuustyö, hankerahoitus (EU:n alue- ja rakennepolitiikan rahastot, kansallinen rahoitus) sekä muu kehittämis- ja suunnittelutoiminta.

Edunajamisen ja yhteistyön tietovarannot. Pohjois-Karjalan maakunnallisiin ja alueellisiin edunvalvontatehtäviin liittyvä asiankäsittely, maakunnan liittojen yhteistoiminta sekä suhdetoiminta.

Kansainvälisen toiminnan tietovaranto. Kansainvälisten järjestöjen ja verkostojen toimintaan osallistuminen, kansainvälinen edunvalvonta ja suhdetoiminta sekä maakunnan sisäinen kansainvälinen toiminta.

Tiedonhallinnan ja viestinnän tietovaranto. Tiedonhallinnon ja tietopalvelun järjestäminen, käsittäen tietoturvan, tietosuojan, asiakirjahallinnon ja arkistoinnin sekä tietopalvelun. Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito. Tietotuotannon ja tilastotoimen toteuttaminen. Viestinnän ja tiedottamisen toteuttaminen.

Projektien tietovaranto. Projektien hallinnointi, suunnittelu, seuranta ja raportointi.

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton tietojärjestelmät ja niiden käyttötarkoitus

Asianhallinta ja tiedonohjausjärjestelmä. Käsiteltävien asioiden, niiden toimenpiteiden sekä saapuvan ja liitossa syntyvän asiakirja-aineiston hallinta. Viranhaltijapäätösten laadinta ja julkaisu verkkosivuilla. Esityslistalle ja pöytäkirjalle tulevien asioiden hallinta ja julkaisu verkkosivuilla. Tiedonohjausjärjestelmä toimii asianhallintajärjestelmän taustalla. Tiedonohjaussuunnitelman laadinta ja ylläpito, asiakirjojen säilytysaikojen ja julkisuuden määritys tiedonohjausjärjestelmässä.

Taloushallinto-ohjelma. Sähköinen ostolaskujen kierrätys-, kirjanpito- ja budjetointijärjestelmä, ostoreskontra.

Henkilöstöhallintaohjelma. Palkka- ja palkkiotapahtumien sekä matkalaskujen luonti, niiden hyväksyntä sekä maksaminen. Pankki-, kirjanpito- ja tulorekisteriaineiston sekä henkilöstötilinpäätösliitteiden muodostus. Luottamushenkilöpalkkioiden maksaminen.

EU:n rakennerahastohankkeiden sähköisen asioinnin järjestelmä. EU-rakennerahastohankkeiden hallinnointi.

Paikkatieto-ohjelma. Paikkatieto-ohjelma. Paikkatietoaineistojen ylläpito, käsittely, analysointi ja hyödyntäminen. Kaavatietokannan ylläpito, analyysit, karttojen luonti.

Tietopalvelu ja tietopyyntöjen tekeminen

Tietopyynnöt toimitaan Pohjois-Karjalan maakuntaliittoon joko sähköisesti kirjaamo@pohjois-karjala.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Siltakatu 2, 80100 Joensuu. Lisätietoja: puh. 050-571 8298 tai 050-594 4902.

Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt oikealle taholla. Tietopyyntö viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999, 13 §). Tarvittaessa viranomainen avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan tai tiedon yksilöinnissä. Jos Pohjois-Karjalan maakuntaliitto vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla.

Tietopyynnöistä päättää hallinto- ja talousjohtaja (Hallintosääntö § 37).

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pohjois-Karjalan maakuntaliiton asiakirjat ovat pääasiassa julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.

Omien tietojen tarkastuspyyntö henkilörekisteristä

Pohjois-Karjalan maakuntaliiton kerää tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja. Yleiset tietosuojakäytännöt ja ohjeet omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen on kuvattu maakuntaliiton verkkosivuilla (Tietosuoja - pohjois-karjala.fi)

 

Some Jako Global

Sivu arviointi ja palaute